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Assistant(e) administratif(ve) qualité sécurité et environnement à la vallée du Hain, sur Braine-l'Alleud et Braine-le-Château

in BW est le partenaire économique et environnemental de la Province du Brabant wallon. Nous mettons notre savoir-faire au service des communes, des citoyens et des entreprises dans trois secteurs d’activité : le développement économique et territorial ;  la gestion du cycle de l'eau ;  la gestion du cycle des déchets.    Nous engageons, pour la station d’épuration de la vallée du Hain, sous contrat à durée indéterminée à temps plein un(e) : Assistant(e) administratif(ve) qualité sécurité et environnement L’assistante QSE a pour mission de participer à la gestion documentaire, à la réalisation et au suivi des procédures, des habilitations et dans la gestion des déchets, d’assurer et de proposer la mise en œuvre de certains projets

Description du poste

Participation à la gestion documentaire et aux matières QSE des steps et stpos (sécurité, qualité, environnement)

  • Reçoit les procédures et les notes de service de ses collègues et de la ligne hiérarchique, les relit, les met en page, propose des améliorations au besoin (ajouts d’explications, de détails, incohérences, …), réalise les logigrammes le cas échéant et les soumet pour approbation
  • Participe à la réalisation de différents tableaux de bords en collaboration avec l’adjoint de Direction et le Directeur de département adjoint
  • Participe à la collecte des données, à la rédaction des notes, à la réalisation de rapports et des Powerpoint, les soumet pour approbation
  • Rédige certaines procédures (p. ex. sur les habilitations, le tri des déchets) et les soumet à la hiérarchie
  • Relit et améliore les documents, constate les anomalies et prévient la hiérarchie
  • Assure la gestion documentaire des documents confiés dans le respect du plan de classement définit en interne 
  • Réalise des questionnaires/tests nécessaires à l’issue des formations sur les nouvelles procédures
  • Reçoit le planning des « safety news », envoie un rappel aux rédacteurs, les corrige et les met en page, les soumet à signature et les diffuse en s’assurant la lecture effective des équipes
  • Participe à des réunions de travail, prend connaissance des attentes/besoins du personnel de terrain, remonte les informations à la hiérarchie et propose des améliorations au besoin
  • Est amenée à rédiger des « safety news » pour les steps et stpo
  • Réalise des supports de formation
     

Suivi administratif des habilitations

  • Reçoit les habilitations électriques par mail, les imprime et les soumet à la signature du Directeur de département adjoint et des agents
  • Complète les documents types des autres habilitations (travail en hauteur, engins, intervention en milieu clos et confiné, nacelles, travail en zone ATEX, achat, commande et dépotage de produits chimique, utilisation broyeur, …) et les soumet à la hiérarchie
  • Tient à jour le suivi des habilitations en fonction des formations suivies par les agents, constate les manquantes et le signale à la hiérarchie
  • Met à jour et améliore les documents types et le soumet au conseiller en prévention et à la ligne hiérarchique
  • Scanne, classe et transmet les habilitations signées. Est amenée à participer à la réalisation des habilitations sur base des documents et données reçus et les soumet pour approbation à sa hiérarchie
     

Suivi administratif des documents sécurité

  • Relit, constate les anomalies, propose des améliorations et remet en page les différents documents liés à la sécurité sur les sites (analyses de risque, fiches de presque accident, les fiches de poste, …)
  • Prend connaissance et réalise le suivi repris dans les documents 
  • Reçoit les fiches de poste de travail des contremaitres, les vérifie, les adapte au besoin et les met en page et les diffuse
  • Reçoit le planning annuel des audits sécurité, rappelle les échéances aux auditeurs et aux audités, reçoit les rapports et les classe
     

Gestion de projets environnementaux et de sécurité

  • Propose la mise en place de projets pour améliorer la gestion des déchets et les soumet à sa hiérarchie (ex : revoir un affichage identique sur tous les sites, mettre en œuvre la dernière législation sur le tri des déchets d’emballage, création d’un compost)
  • Réalise la mise en œuvre des projets validés ou proposés par la hiérarchie, détermine les besoins en matériel, réalise des offres de prix, rédige la communication
  • Vérifie le suivi du projet, propose des améliorations et des solutions, constate et remonte toutes les informations à sa hiérarchie
  • Est amenée à participer aux réunions de travail, récolter et analyser les informations reçues
  • Est amenée à participer à la rédaction de cahier des charges (partie technique)
     

Participation et suivi administratif de la gestion des déchets sur les sites

  • Participe à l’élaboration de la procédure sur les déchets du service exploitation
  • Est amené à réaliser les clauses techniques des cahiers des charges relatifs à la gestion des déchets sur les sites des STEPS et STPOS (ex : dégrillage 1100 litres, déchets dangereux)
  • Réalise ou fait réaliser par des étudiantes des fardes, les dossiers d’enregistrement des déchets, des registres de déchets, …
  • Reçoit les certificats déchets des sites, vérifie leur bon enregistrement par les agents dans les dossiers administratifs
  • Prend contact avec les sous-traitants afin d’obtenir les certificats de destructions et les récapitulatif annuel 
  • Prend contact avec les fournisseurs concernant la gestion documentaire de leurs produits
  • Collecte les informations et les chiffres encodés par les agents des sites et compile les données dans un tableau
  • Participe à la rédaction du rapport annuel de l’in BW et participe à la déclaration environnementale, à savoir récolte les données Déchets auprès des sociétés de gestion des déchets, injecte les données dans un document, réalise des graphiques au besoin.
  • Encode les différents chiffres collectés, annexe les documents nécessaires, recherche, fournit et justifie les informations concernant les déclarations déchets dangereux et non dangereux au SPW
     

Gestion des stagiaires et des étudiants pour le service exploitation

  • Reçoit les demandes spontanées de stage par des étudiants et des écoles, les encode dans un tableau et les transfère aux contremaîtres et chefs de zone pour validation
  • Prend contact avec les étudiants et écoles pour confirmer les stages, reçoit, vérifie, complète et envoie les documents obligatoires (ex : conventions de stage) et les transfère au service Ressources Humaines
     

Administration / secrétariat général du service exploitation      

  • Reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques, prend les messages au besoin
  • Accueille et dirige les visiteurs de la station
  • Accompagne les visites du musée de l’eau et de la fontaine
  • Est amené à participer à la réalisation des rapports d’exploitation (par ex : partie sécurité…)
  • Participe à la gestion documentaire des documents qui lui sont confiés (classe et archive les documents sur papier et électroniquement) dans le respect des règles d’archivage et du plan de classement interne
  • Crée des classeurs sur base d’un modèle existant
  • Rédige des courriers sur base d’instructions reçues et les soumet à son responsable
  • Corrige l’orthographe, met en page des documents (par ex : PV)
  • Réalise des présentations PowerPoint sur base de modèles fournis.

Conditions d’accès à l’emploi :

  • Niveau de connaissance bachelier ou équivalent par l’expérience
     

Atouts:

  • Connaissance approfondie de MS Office
  • Connaissance des logiciels spécialisés (bons de commande, GMAO, gestion de projets, …)
  • Connaissances de base de la prévention et sécurité : connaissance des procédures, des règles et des fiches de sécurité, des produits dangereux utilisés sur les sites
  • Connaissance de base du fonctionnement des stations d’épuration

Informations supplémentaires

Statut
Inactif
Formation requise
Grade de Master
Lieu
la vallée du Hain, sur Braine-l'Alleud et Braine-le-Château
Heures de travail par semaine
8 - 40
Type de Contrat
Temps plein/ CDD
Secteur
Management
Permis de conduire BE/EU exigé
Non
Voiture exigée
Non
Lettre de motivation exigée
Non
Langues
Néerlandais

Management | Manager | Temps plein/ CDD | Grade de Master