Administratief medewerker à Elsene

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn. Originele vacature is te vinden op StepStone.be – Vind gelijkaardige jobs, informatie over werkgevers en carrièretips op StepStone.be!

Description du poste

Als 'Administratief Medewerker Inschrijvingen' kom je terecht in het team van de Onderwijs- en Studentenadministratie OWSA. Zij beheren de volledige administratieve loopbaan van studenten; vanaf hun toelatingsaanvraag tot het moment dat ze de universiteit (al dan niet na diplomering) verlaten. Ter ondersteuning van de inschrijvingsperiode (die start op 1 juli en eindigt op 30 september) breiden we het vaste team uit met 6 tijdelijke medewerkers om deze inschrijvingen vlot te laten lopen.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Anneleen De Meu, Afdelingshoofd Onderwijs- en Studentenadministratie en werk je nauw samen met de rest van het team dat bestaat uit vaste medewerkers, jobstudenten en tijdelijke medewerkers.

Een greep uit je gevarieerd takenpakket:

  • Na een intensieve training in de eerste 2 weken van augustus werk je in de periode van 15 augustus tot en met 30 september afwisselend mee in één of meerdere stappen van het inschrijvingsproces aan de VUB om Vlaamse en (inter)nationale studenten (die al dan niet reeds een aanmeldingstraject doorlopen hebben) succesvol in te schrijven;
  • Je verwerkt op een zelfstandige manier de data van de Inschrijvingen en zorgt voor de opvolging van de desbetreffende processen binnen ons StudentenInformatieSysteem CALI;
  • Je staat (kandidaat)studenten in persoon en via mail te woord voor alle vragen betreffende de inschrijvingen aan de VUB;
  • Je kan ook ingeschakeld worden bij de uitvoering van enkele bijhorende processen zoals het aanmaken van attesten, studentenkaarten, … in overleg met de rest van het team;
  • Na de Inschrijvingsperiode (vanaf 1 oktober) willen we je graag nog mee laten helpen aan de nazorg (moeilijke cases, extra vragen, individuele problemen…) en het verzekeren van de datakwaliteit.

Je krijgt een tijdelijk contract van 4 maanden van 1 augustus tot en met 30 november met werkuren van maandag tot en met vrijdag van 09u tot 17u. In september en oktober word je in onderling akkoord ook mee ingezet voor enkele zaterdagen/infodagen.

Voor deze functie zal Campus Humanities, Sciences and Engineering je thuisbasis worden.


Wat verwachten wij van jou?

  • We zoeken iemand met een hoger secundair diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
  • Je kan overweg met de meest courante officeprogramma's (Excel, Word, ….)
  • Je neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid.
  • Verder ben je in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken.
  • Je bent klantgericht, leergierig en flexibel ingesteld.
  • Deadlines vormen voor jou geen uitdaging en multitasking met behoud van prioriteit is voor jou vanzelfsprekend.
  • Kennis van databanken en extra talen zijn een plus.

Informations supplémentaires

Statut
Actif
Formation requise
Grade de Master
Lieu
Elsene
Heures de travail par semaine
8 - 40
Type de Contrat
Temps plein/ CDD
Date de publication
09-06-2022
Secteur
Administration / Secrétariat
Permis de conduire BE/EU exigé
Non
Voiture exigée
Non
Lettre de motivation exigée
Non
Langues
Néerlandais

Administration / Secrétariat | Employé administratif | Temps plein/ CDD | Grade de Master

Postuler maintenant

Partager cette offre